Sua mensagem parece estar clara e bem formulada. Aqui está uma versão revisada:

Os prontuários relacionados aos colaboradores demitidos devem ser mantidos como histórico de registro, permitindo que os usuários consultem informações pertinentes quando necessário. Diante disso, aprovamos a solicitação de forma parcial. Iremos tratar a necessidade por meio do filtro disponível na tela, acrescentando como opção de busca a situação do colaborador.

Atenciosamente, Equipe Quírons.